Der KVA-Assistent® 800 ermöglicht die Erstellung persönlicher Begleitbriefe zu Kostenvoranschlägen zu sog. „800er- Positionen“.
Die üblichen formgebundenen Kostenvoranschläge (KVA) bzw. Heil- und Kostenpläne enthalten keine Begründungen zur geplanten Behandlung.

Deshalb bleibt das vom Zahnarzt vorgeschlagene Behandlungskonzept für Patienten und Erstattungsstellen häufig unverständlich. Ein erklärender Brief kann dieses kommunikative Problem sehr gut lösen, so dass Patienten sich von Ihrem Zahnarzt besser beraten fühlen.

Bisher vereinzelt als zeitsparende „Alternative“ eingesetzte Infoblätter werden von den Patienten als zu unpersönlich empfunden und vermitteln den Eindruck, dass kein individuelles Behandlungskonzept erstellt wurde. Der administrative Aufwand in den Zahnarztpraxen für das Schreiben individueller Briefe war bisher aber zu groß: Vom Zeitaufwand her musste für Diktat, Schreibarbeit, Prüfung und Korrektur mindestens eine halbe Stunde eingeplant werden.

Mit dem KVA-Assistent hingegen ist es durch das flexible Zusammenfügen der sorgfältig formulierten Textbausteine möglich, je nach Bedarf individuelle Begleitschreiben „per Mausklick“ zu erstellen; die Aufgabe wird zudem delegierbar.

Eine Einleitung gibt im Brief erst einmal vor, worum es geht. Anschließend erläutern die Schreiben als Kernaussage, welcher Teil funktionsdiagnostischer Leistungen geplant ist – eine klinische oder instrumentelle Funktionsanalyse allein oder die Kombination beider Untersuchungen.

Für die Patienten sehr wichtig ist die Begründung, die nach Vorgaben der DGZMK formuliert ist. Darauf folgt die Auswahl der zu erläuternden GOZ-Positionen, obwohl dieser Textteil erst an Anlage gedruckt wird. Für die Patienten inhaltlich schwer verständlich und daher im Brief wichtig sind zudem Erstattungshinweise, die je nach Versicherungsstatus verschieden wählbar sind.

Im Brief kann auf beigefügte dentaConcept-Untersuchungsbögen hingewiesen werden, und – für Sonderfälle – auf die hierzu passenden Konsiliarbögen. Und – last but not least – haben Sie Möglichkeit, mit den abschließenden Sätzen das Rückfrageverhalten nach Ihren Praxisbedürfnissen zu steuern.

Nach der Fertigstellung des Brieftextes wird dieser vom KVA-Assistent® an Microsoft® Word für Windows® übergeben. Hier ergänzen Sie nach Bedarf Details. Die Zusammenarbeit mit Word für Windows bietet sich an, weil diese Software auf fast allen PCs mit ausgeliefert wird (oft als Bestandteil von Microsoft® Works® ) und weil immer mehr Praxissoftwareprogramme diese Textverarbeitung nutzen. Neuerdings unterstützt der KVA-Assistent® 800 ab der Version 2.0 neben den historischen „WinWord“-Versionen 6.0. 95, 97 auch die modernen Versionen 2000, 2002/XP, 2003 und 2007.

Der KVA-Assistent 2.0 unterstützt als Betriebssysteme Windows 2000 und XP
(Vista und Windows 7 werden nicht unterstützt).

Als zusätzliche Arbeitserleichterung bietet Ihnen der KVA-Assistent® 800 die Speicherung nach einem voreinstellbaren Schema an. Nach einmaliger Einstellung brauchen Sie den Vorschlag lediglich zu prüfen und zu bestätigen – eine kleine Hilfestellung gegen unwiederfindbar abgelegte Dateien.